A Küldöttgyűlés elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével megtartott ülésére vonatkozó szabályok

Az EJI ügyvezetése (Elnökség) a veszélyhelyzet megszűnésével összefüggő átmeneti szabályokról és a járványügyi készültségről szóló 2020. évi LVIII. törvény (a továbbiakban: „Átmeneti törvény”) 106.§ (1) bekezdés a) pontja, valamint 107.§ (1) bekezdése alapján az alábbiak szerint határozza meg az Egyesület döntéshozó szervének (Küldöttgyűlés) elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével megtartott ülésére vonatkozó szabályait és e szabályok tagokkal való közlésének módját.

1. Az EJI Alapszabályában, valamint Szervezeti és Működési Szabályzatában foglalt szabályok alkalmazása

1.1. Az EJI Elnöksége a Küldöttgyűlés összehívásakor – tekintettel az Átmeneti törvény rendelkezéseire, a járványveszély aktuális helyzetére, valamint az ülés tervezett megtartása idején hatályos járványügyi korlátozásokra – úgy határozhat, hogy az ülést a küldöttek elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével történő részvételével kell megtartani, vagy az elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével történő részvétel lehetőségét a küldöttek számára – az ülés megtartása mellett – biztosítani kell.

1.2. Az EJI létesítő okiratának (Alapszabályának) rendelkezéseit a Küldöttgyűlés elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével való megtartására a jelen szabályzat szerinti eltérésekkel kell alkalmazni.

1.3. Az EJI felügyelőbizottsága tagjainak, valamint állandó könyvvizsgálójának tájékoztatására és a Küldöttgyűlés elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével megtartott ülésén (a továbbiakban: „hírközlő eszköz igénybevételével megtartott ülés”) való részvételére vonatkozóan az EJI Alapszabályában, valamint Szervezeti és Működési Szabályzatában, illetve a jelen szabályzatban foglaltakat a tagokkal azonos módon alkalmazni kell.

1.4. Jelen szabályzat az elfogadásával lép hatályba és 2020. december 31. napjáig marad hatályban.

2. A döntéshozó szerv ülésére szóló meghívó

2.1. A hírközlő eszköz igénybevételével megtartott ülés meghívóját legkésőbb az ülést megelőző 15 nappal korábban, írásbeli, igazolható módon kell elküldeni az ülés időpontja, a napirendi pontok és a határozatképtelenség esetén megismételt Küldöttgyűlés időpontjának megjelölésével.

2.2. A hírközlő eszköz igénybevételével megtartott ülés napirendjére vonatkozó részletes tájékoztatás nem mellőzhető, a napirendet a meghívóban olyan részletességgel kell feltüntetni, hogy a szavazásra jogosultak a tárgyalni kívánt témakörökben álláspontjukat kialakíthassák.

2.3. A meghívóhoz csatoltan meg kell küldeni a határozati javaslatok tervezetét.

2.4. A meghívóban szerepeltetni kell az ülés megtartásának módjára vonatkozó tájékoztatást.

2.5. A hírközlő eszköz igénybevételével megtartott ülés meghívóját, napirendjét, határozati javaslatait és egyéb előkészítő jellegű dokumentumait minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírással vagy elektronikus bélyegzővel, ennek hiányában azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés szolgáltatással való hitelesítéssel aláírva kell megküldeni a tag elektronikus levelezési címére (e-mail), ennek hiányában postai címére.

3. Az Ülésen való részvétellel kapcsolatos szabályok

3.1 Az Elnökség megállapítja, hogy az Elnökség tagjai a Küldöttgyűlés valamennyi tagját személyesen ismerik. Tekintettel erre a körülményre a küldöttek személyazonosságának külön igazolására akkor sincsen szükség, ha az ülés hírközlő eszköz igénybevételével kerül megtartásra.

3.2 A hírközlő eszköz igénybevételével megtartott ülés való részvételi jogukat az Alapszabály 9.1.16. pontja szerinti személyek, valamint az állandó könyvvizsgáló a jelen szabályzat 3.3. pontja szerinti elektronikus hírközlő eszköz útján gyakorolják.

3.3. A hírközlő eszköz igénybevételével megtartott ülés lebonyolítására igénybe vehető elektronikus hírközlési eszközként az EJI Elnöksége a Zoom Video Communications, Inc. által fejlesztett ZOOM elnevezésű informatikai alkalmazást (a továbbiakban: „Alkalmazás”) határozza meg. Az EJI elnöksége az Alkalmazás használatával kapcsolatos valamennyi lényeges információt a Küldöttgyűlés, az Alapszabály 9.1.16. pontja szerinti egyéb résztvevők, illetve az állandó könyvvizsgáló rendelkezésére bocsát, legkésőbb az ülést megelőző 5. napig.

3.4. A meghívottak (Küldöttek, az Elnökség tagjai, az Igazgató, a Felügyelőbizottság tagjai, a Jogdíjbizottságok tagjai) a hírközlő eszköz igénybevételével megtartott ülés való részvételi szándékukat nem kötelesek előre jelezni.

3.5. Az Egyesület meghívottnak nem minősülő tagjai a hírközlő eszköz igénybevételével megtartott ülés való részvételi szándékukat legkésőbb az ülést megelőző 5. napig jelzik az EJI Elnöksége felé. A részvételi szándék jelen pont szerinti jelzése az ülésen való részvétel feltétele.

4. A hírközlő eszköz igénybevételével megtartott ülés lebonyolításának rendje

4.1. A hírközlő eszköz igénybevételével megtartott ülés levezető elnöke az EJI elnöke (a továbbiakban: „Elnök”). Az Elnök akadályoztatása esetén az ülést az Elnökség által kijelölt másik elnökségi tag vezeti le.

4.2. Ha az elektronikus hírközlési eszköz útján megtartott ülésen résztvevő valamennyi tag az egyidejű videókapcsolatot is biztosító hírközlő eszköz igénybevételével vesz részt az ülésen, a levezető elnök kézfeltartással rendeli el a nyílt szavazást. Azon tagok, akik az elektronikus hírközlési eszköz útján megtartott ülésen az egyidejű videókapcsolatot nem biztosító módon vesznek részt, nyílt szavazás esetén szavazatukat úgy adják le, hogy a levezető elnök az ily módon résztvevő tagokat nevük kezdőbetűinek sorrendjében hívja fel arra, hogy szavazatukat, illetve tartózkodásukat szóban jelezzék a Küldöttgyűlés számára.

4.3. Az elektronikus hírközlési eszköz útján megtartott Küldöttgyűlés titkos szavazással meghozandó határozatait az Alkalmazás „Polling” funkciója révén hozza meg.

5. Jegyzőkönyv, jelenléti ív

5.1. Ha az ülésen valamennyi tag elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével vesz részt, az Alapszabály 9.1.20. pontjával ellentétben jelenléti ívet nem kell felvenni, azonban a jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell az ülésen elektronikus hírközlő eszköz útján részt vevő tagoknak az EJI nyilvántartásában szereplő nevét és lakcímét. Jelenléti ívet kell készíteni, ha az ülésen legalább egy tag személyesen vesz részt, amelyen fel kell tüntetni az ülésen elektronikus hírközlő eszköz útján részt vevő tagok adatait.

5.2. Ha az ülésen valamennyi tag elektronikus hírközlő eszköz igénybevételével vesz részt az ülés jegyzőkönyvvezetője a szabályzat 3.1. pontja szerinti levezető elnök, a jegyzőkönyvet az ülést levezető vezető tisztségviselő írja alá.

5.3. A Küldöttgyűlés helyszíneként az elektronikusan megtartott ülés körülményeit kell rögzíteni a jegyzőkönyvben.

6. A tagok tájékoztatása az elektronikus hírközlési eszköz alkalmazására vonatkozó sajátos rendelkezésekről

6.1. Jelen szabályzatot az Elnökség megküldi a Küldöttek, az Elnökség tagjai, az Igazgató, a Felügyelőbizottság tagjai, a Jogdíjbizottságok tagjai, valamint az állandó könyvvizsgáló részére.

6.2. Az Elnökség a jelen szabályzatot, valamint a Küldöttgyűlés megtartásának módjáról és időpontjáról szóló tájékoztatást honlapján (www.eji.hu) közzéteszi.

6.3. Az EJI Elnöksége a hírközlő eszköz igénybevételével megtartott ülés hozott döntésekről legkésőbb az ülést követő 5 napon belül tájékoztatja a küldötteket.

 

« vissza az előző oldalra

Hírek


Interjúk


Eseménynaptár

2020
07/
03

Jogdíjkifizetés (2019. évi rádiós, lehívásos, háttérzenei és kiegészítő díjak, külföldi jogdíjak)

2020
08/
10

Audiovizuális adatlapok regisztrációs határideje

2020
08/
25

Elektronikus hírközlési eszközzel megtartott Küldöttgyűlés

2020
08/
29

Jogdíjkifizetés (audiovizuális jogdíj, ismétlési jogdíj, külföldi jogdíjak)

2020
09/
29

Küldöttgyűlés (elektronikus hírközlési eszköz útján)

2021
03/
01

Hangfelvételi adatlapok regisztrációs határideje