Számlázásra vonatkozó szabályok
2018. július 1-jétől lépett életbe a NAV Online Számla Adatszolgáltatás, melynek lényege az, hogy a kiállított számlákat az eladónak le kellett jelentenie, amennyiben annak ÁFA tartalma elérte a 100 000 forint összeghatárt és a vevő magyarországi cég volt. Ezt a funkciót az online számlázó rendszerek automatizálták, vagyis a lejelentés a számla gépi kiállításakor megtörtént, a számla kiállítójának csak a kézi számláit kellett a NAV felületén egyesével feltölteni öt napos határidővel. Az adatszolgáltatás elmulasztása számlánként 200 000 – 500 000 forint bírsággal sújtható, függően a számla kiállító vállalkozás formájától.
2020. július 1-től már nem csak a 100 000 forint vagy annál magasabb ÁFA tartalmú számlákat kell lejelenteni, hanem minden kiállított számlát, és a vevők köre is bővült: azok a vevők tartoznak ebbe a körbe, akik „belföldön nyilvántartásba vett adóalany” kategóriába esnek. Ez utóbbi igen tág kör, mivel ide tartoznak a belföldi székhelyű áfás vállalkozások mellett az ún. 1-es ÁFA kódú partnerek, illetve a regisztrációs adószámmal rendelkező külföldi vállalkozások is. Ez azt jelenti, hogy az alanyi adómentes és a tárgyi adómentes terméket vagy szolgáltatást értékesítőknek is kötelező adatot szolgáltatniuk az adóhatóság felé. Az adatszolgáltatás független az adózás formájától, így a katásokra is vonatkozik ez a kötelezettség.
További lényeges változás, hogy azokat a számlákat is le kell jelenteni, amelyek fordított ÁFA tartalmú ügyletek alapján kerültek kiállításra, továbbá az adómentes számlák is lejelentési kötelezettség alá esnek, amennyiben azokat az adóalany állította ki. Tehát olyan számla is az adatszolgáltatás körébe tartozik, ahol a kiállítónak nincs ÁFA bevallási kötelezettsége. Az önszámlázás alkalmával kiállított számlák szintén lejelentés kötelezettek, ugyanis a számla kiállító vállalkozás (tehát a saját cégünk) is vélhetően „belföldön nyilvántartásba vett adóalany”.
2020. július 1-től az 500 000 forint, vagy annál nagyobb áfa-tartalmú számlák esetében a kiállítást követő egy nap, az ennél kisebb összegű áfát tartalmazó, valamint áfa felszámítása nélkül kiállított számlák esetben négy nap áll rendelkezésre az adatszolgáltatásra.
2020. július 1-től a számla kibocsátására rendelkezésre álló idő a korábbi 15 napról 8-ra rövidült.
Kézi számlatömböt továbbra is lehet használni, de ettől kezdve minden egyes kézzel kiállított számláról adatot kell szolgáltatni, vagyis még egyszer fel kell vinni ugyanazt az adattartalmat.
2021. január 1-től pedig már minden belföldi és külföldi magánszemély, illetve külföldi adóalany és más szervezet számára kiállított számlát is le kell jelenteni a számla kiállítójának.
2023. június 1-től – a még biztonságosabb elektronikus ügyintézésért – a másodlagos felhasználók csak kétlépcsős azonosítással léphetnek be az Online Számla rendszerbe. Ez azt jelenti, hogy a másodlagos felhasználók felhasználónevük és jelszavuk mellett
- egy külön alkalmazás által küldött belépési értesítés jóváhagyásával, vagy
- egy, a mobileszközükre (mobiltelefon, tablet) telepített külön alkalmazással generált kóddal jelentkezhetnek be.
Az Online Számla rendszer webes felületén a másodlagos felhasználó első bejelentkezésekor a felhasználónév és jelszó megadása után megjelenik a „Kétlépcsős azonosítás bekapcsolása” felület. A felület a másodlagos felhasználót négy lépésen keresztül vezeti végig a kétlépcsős azonosítás bekapcsolásához. Bővebben lásd itt.
2025. szeptember 15-től a NAV szigorította az online számlaadat-szolgáltatással kapcsolatos szabályokat. Ezzel a változással a NAV a jövőben még nagyobb hangsúlyt fektet az adatminőségre. A társaságoknak érdemes fokozottabban ellenőrizni az XML-alapú adatszolgáltatásokat, mert a hibás vagy hiányos online adatszolgáltatás számlánként 1 millió forint mulasztási bírsággal is járhat. Ez különösen azokban az esetekben veszélyes, amikor az ERROR üzenetek miatt a rendszer automatikusan elutasítja az adatokat, az adózó pedig nem észleli időben a hibát.
A legjelentősebb változás, hogy több, eddig figyelmeztetésként (WARN) kezelt hiba mostantól blokkoló (ERROR) hibának számít, vagyis az ilyen hibákat tartalmazó adatszolgáltatásokat a rendszer ezentúl nem fogadja be (elutasítja). A szigorítás oka, hogy annak ellenére, a WARN üzenetek gyakran olyan hibákra vonatkoztak, amelyek a számlát vagy az adatszolgáltatást tartalmilag helytelenné tették, az adózók nem fordítottak kellő figyelmet ezek javítására.
Bár a WARN típusú hibák nem akadályozzák az adatszolgáltatást, nem szabad figyelmen kívül hagyni őket. Sok szervezet nem kezeli kellő súllyal a figyelmeztető üzeneteket, pedig ezek gyakran komoly adatminőségi problémákra vagy rendszerszintű anomáliákra hívják fel a figyelmet. Az Online Számla rendszer nem ellenőrzi a számla tényleges valóságtartalmát. Így például előfordulhat, hogy az adatszolgáltatásban nem a számlán szereplő teljesítési dátum kerül jelentésre. Mivel ilyen esetben sem figyelmeztetés, sem hibaüzenet nem keletkezik, a rendszer hibátlanként fogadja be az adatokat, a felhasználó pedig tévesen megnyugszik, hogy minden rendben történt – a hibára gyakran csak utólag derül fény. Ezért kiemelten javasolt az adatszolgáltatások rendszeres, belső auditálása és minőségellenőrzése.
Utoljára frissítve: 2026. március 16-án
